Staatshervorming: digitalisering in justitie en instellingen

De regering heeft staatshervorming tot een van haar belangrijkste prioriteiten gekozen en om deze prioriteit te benadrukken, is het ministerie van Staatshervorming opgericht. Als we de samenstelling van dit ministerie bekijken, zien we dat de structuur bestaat uit een staatssecretaris voor digitalisering en een andere voor vereenvoudiging. Ik vind het zeer positief dat er een ministerie is met de bevoegdheid om transversale hervormingen door te voeren op gebieden zoals digitalisering. Sommige maatregelen zijn alleen zinvol als er een alomvattende oplossing is die verschillende entiteiten omvat die onder verschillende ministers vallen.

Uitvoeringsbesluit nr. 266/2024 van 15 oktober stelde de elektronische verwerking van processen en procedures binnen het Openbaar Ministerie in. De weg naar volledige dematerialisatie van processen is de toekomst en een onvermijdelijke realiteit. In het verleden probeerden sommigen zich te verzetten tegen het werken met computers of IT-systemen, maar al snel beseften ze dat ze zich moesten aanpassen. Sommige landen hebben hun gerechtelijke procedures al gedematerialiseerd, met positieve resultaten. Hoewel het waar is dat we vooruit moeten kijken en niet langer "aan papier gebonden moeten zijn", brengt dematerialisatie verschillende uitdagingen met zich mee die moeten worden aangepakt.

Wat het Openbaar Ministerie betreft, is de implementatie van een goed IT-systeem essentieel dat coördinatie met de recherche mogelijk maakt. Momenteel voert de politie opsporingstaken uit, zoals het verhoren van getuigen, het ondervragen van verdachten, het opstellen van processen-verbaal en het uitvoeren van huiszoekingen en inbeslagnames. Deze documenten worden op papier ingediend bij het Openbaar Ministerie, waar het dossier wordt gedigitaliseerd. Wanneer een magistraat van het Openbaar Ministerie een bevel uitvaardigt dat aan een specifiek politiekorps moet worden meegedeeld, wordt dit bevel digitaal vastgelegd in hun IT-systeem, maar moet het op papier aan de politie worden overhandigd. Kortom, er zijn momenteel verschillende IT-systemen die niet met elkaar communiceren, wat leidt tot een enorme verspilling van middelen. Het is belangrijk om op te merken dat, om dit probleem te verhelpen, pogingen zijn ondernomen om de overdracht van gedigitaliseerde bestanden via e-mail of via de cloud te realiseren, maar dit is door sommige instanties afgewezen.

Het is belangrijk om op te merken dat de verschillende recherchediensten ook niet over een uniform informatieverwerkingssysteem beschikken. Dit betekent dat elk slechts gedeeltelijk toegang heeft tot de gegevens, wat aanzienlijk nadelig is voor het strafrechtelijk onderzoek. Zelfs binnen hetzelfde ministerie heeft elk politiekorps zijn eigen informatieverwerkingssysteem. Als een verdachte misdrijven pleegt binnen de jurisdictie van de PSP en de GNR, beide onder het ministerie van Binnenlandse Zaken, wordt de informatie gedeeltelijk vastgelegd in het computersysteem van elk politiekorps, afhankelijk van waar het incident plaatsvond. Dit verhindert een alomvattend overzicht. De grootste uitdaging voor de minister van Staatshervorming zal zijn om de kloof tussen de verschillende instellingen en ministeries te dichten en transversale oplossingen te implementeren, wat niet eenvoudig is gezien de vaak heersende mentaliteit van "verdediging van de boerderij".

Na de diagnose is het belangrijk om met verschillende oplossingen verder te gaan. De weg naar de dematerialisatie en integratie van opsporingsgegevens vereist de oprichting van één computersysteem waarin het Openbaar Ministerie en alle politiekorpsen werken. Momenteel verspillen politiekorpsen tijd met het invoeren van gegevens in hun computersystemen, die vervolgens door het Openbaar Ministerie opnieuw moeten worden ingevoerd. Tijdens het onderzoek vragen magistraten de politie om informatie over de status van het onderzoek, met name om de redenen voor vertragingen te achterhalen. Als magistraten computertoegang zouden hebben tot lopende procedures binnen de recherche, zouden duizenden brieven niet meer nodig zijn en zouden onderzoeken sneller verlopen. Bovendien is het absoluut noodzakelijk dat verdachten, getuigen en politieagenten de documenten elektronisch kunnen ondertekenen, wat momenteel niet mogelijk is. Momenteel wordt een getuige die door de PSP wordt verhoord, vastgelegd in het computersysteem. Omdat digitale handtekeningen echter niet mogelijk zijn, is het document waardeloos, dus moet het proces-verbaal op papier worden afgedrukt en handmatig worden ondertekend. Het onderzoek zal pas echt gedematerialiseerd worden wanneer deze beperking overwonnen kan worden. Banken hebben dit probleem allang opgelost.

Ten slotte heeft het Openbaar Ministerie de afgelopen twee decennia geïnvesteerd in de ontwikkeling van verschillende softwareprogramma's die de door mij gesignaleerde problemen zouden oplossen, maar één instantie heeft de kwestie steeds geblokkeerd. Momenteel is er een softwareprogramma klaar om live te gaan en dat strafrechtelijk onderzoek aanzienlijk zou bevorderen. Ondanks de noodzaak die de procureur-generaal vanaf het begin van zijn ambtstermijn heeft aangegeven, is er op korte termijn geen oplossing in zicht. We zullen binnenkort zien of de minister van Staatshervorming de politieke macht heeft om de staat daadwerkelijk te transformeren, of dat een paar "inner circles" de verandering blijven blokkeren...