Urzędy przechodzą na cyfrowe dokumenty

• EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to państwowy system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (system klasy EZD) udostępniany bezpłatnie administracji publicznej i innym zainteresowanym podmiotom na licencji freeware (co oznacza brak konieczności podpisywania umów czy opłat licencyjnych przy wdrożeniu).
• W ramach Krajowego Planu Odbudowy NASK-PIB stworzył oprogramowanie (na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji). Obecnie korzysta z niego ponad 3,5 tys. organizacji, ale potencjał rynku to 80-110 tys. podmiotów publicznych.
• - Wdrożenie EZD RP wymaga wsparcia najwyższego kierownictwa i jest procesem zmiany organizacyjnej, nie tylko technicznej - trwa od kilku do kilkunastu miesięcy w zależności od wielkości i przygotowania organizacji - tłumaczy w rozmowie z WNP Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK.

EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to oprogramowanie udostępniane na licencji freeware (to oznacza, że każdy podmiot publiczny może je zainstalować i użytkować bez konieczności podpisywania umów czy płacenia za licencje - przyp. red.) i umożliwia cyfryzację obiegu dokumentów w polskiej administracji.

Program realizowany od 1 września 2024 r. w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) zakładał początkowo 2 tys. wdrożeń do 30 czerwca br., jednak jak dotąd produkcyjne wdrożenie EZD RP znacznie przekroczyło te założenia.

Zmiana organizacyjna i rozmowy na najwyższym szczeblu

W rozmowie z WNP Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK zaznacza, że wdrożenie EZD RP to proces wieloetapowy i wymagający zmiany organizacyjnej w podmiocie publicznym, który musi być poparty przez najwyższe kierownictwo (np. wójtów czy starostów).

NASK-PIB jak do tej pory przeprowadził nie tylko ponad 2,5 tys. wdrożeń w niecałe 18 miesięcy od startu projektu, ale także przeszkolił ok. 180 tys. osób i zaprezentował, jak korzystać z systemu EZD RP. W kolejce do wdrożenia jest ponad 3 tys. zainteresowanych podmiotów.

Proces wdrożenia może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy, w zależności od wielkości organizacji i jej przygotowania technologicznego. Często barierę stanowi np. brak indywidualnych kont pocztowych dla pracowników z odpowiednimi umowami powierzenia danych czy brak sprzętu do obsługi dokumentacji papierowej (np. czytniki i drukarki kodów kreskowych). NASK zapewnia wsparcie w całym procesie wdrożeniowym, oferując m.in. szkolenia oraz dostęp do wersji testowych systemu - podkreślił ekspert.

Jak zaznaczył, elektroniczne zarządzanie dokumentacją znacząco poprawia bezpieczeństwo informacji, tj. eliminuje ryzyko zgubienia lub podrobienia dokumentów, a także umożliwia pełną kontrolę nad przepływem danych.

- Umożliwia agregację danych i analizę liczby oraz charakteru spraw prowadzonych w urzędzie, co pozwala na optymalizację procesów. Dzięki elektronicznej komunikacji z obywatelami możliwe jest przyspieszenie wydawania decyzji nawet o kilkanaście procent, co przekłada się na większą satysfakcję mieszkańców - stwierdził Jacek Orłowski.

Materiały szkoleniowe dostępne na ezdrp.gov.pl

NASK-PIB zachęca zainteresowane podmioty do odwiedzenia strony internetowej ezdrp.gov.pl, gdzie można znaleźć wszystkie potrzebne informacje na temat wdrożenia systemu EZD RP, materiały szkoleniowe, e-learningi czy podręczniki dla użytkownika, a także informacje o procesie wdrożeniowym.

***

Nagranie zrealizowane podczas konferencji Cybersec EXPO & Forum 2026 w ramach współpracy z NASK.