“Puoi andare dal parrucchiere durante l’orario di lavoro”: come questa imprenditrice organizza la sua routine lavorativa quotidiana

Un calendario pieno non significa sempre che si sia fatto molto. E chi corre da un appuntamento all'altro spesso perde gli impegni più importanti. Vera Wienken, responsabile marketing della startup di intelligenza artificiale Libra, lo sa bene. Per rimanere concentrata tra riunioni, richieste ad hoc e lavoro strategico, si affida a blocchi, regole chiare per le riunioni e orari stabiliti per portare a spasso il cane.

Nella nostra serie "Calendar Check", parliamo con imprenditori e manager delle loro routine lavorative quotidiane. Come pianificano la settimana? Quando hanno spazio per la creatività e quando invece la abbandonano? Wienken ci ha guidato attraverso la sua routine lavorativa quotidiana.

La sua giornata lavorativa non inizia prima delle 9:00 e termina alle 18:00. Il suo calendario è bloccato prima e dopo quell'orario, in modo del tutto deliberato. Questo segnala al team che questi orari appartengono a lei. Afferma di cercare "di fornire sempre una struttura di base il più possibile". In casi eccezionali, è flessibile, ma solo quando necessario.

Le notifiche di Slack non vengono inviate fuori orario. Chiunque abbia bisogno di contattarla per questioni urgenti sa che è disponibile telefonicamente o tramite WhatsApp. Questo è importante, dice, per mantenere il distanziamento mentale la sera, soprattutto in un ambiente di startup frenetico in cui le priorità cambiano ogni giorno.

Una o due volte a settimana, Wienken riserva mezze giornate per concentrarsi, nel suo ufficio a casa o in un angolo tranquillo dell'ufficio, dove non ci sono riunioni che la interrompono e nessun collega che la ferma. Ha bisogno di questo tempo "almeno mezza giornata a settimana" per poter lavorare in modo concentrato.

Utilizza questi periodi per il lavoro concettuale, la strategia del marchio o le campagne creative. E se una riunione cade in questo lasso di tempo, chiede se può essere riprogrammata.

Nonostante la natura frenetica di una startup, Wienken ritiene che sia importante mantenere un senso di impegno. Gli incontri individuali con i membri del suo team sono un dato di fatto. Non vengono rimandati. Per lei, questi punti fermi sono un segno di apprezzamento che deve essere mantenuto anche nel ritmo frenetico della vita quotidiana.

Anche la struttura delle riunioni segue un principio: il più piccolo possibile, il più efficiente possibile. "Le nostre riunioni sono di gruppo o con un massimo di 3-4 persone, per non distrarre troppe persone dal loro lavoro", spiega.

Wienken è entrata a far parte di Libra di recente, attualmente come Team One nel Marketing. Ma fin dall'inizio, ha riflettuto sulle strutture e le regole che intende stabilire all'interno del team. Come viene fornito il feedback? Come funzionano i colloqui individuali? Cosa è documentato e cosa no?

In ruoli precedenti, ad esempio nei settori del gaming e degli eSport, ha imparato quanto siano importanti processi chiari, anche in ambienti dinamici. Lì, con 30-40 contenuti al giorno, ha sperimentato quanta struttura richieda il lavoro creativo. Allo stesso tempo, sa che non tutto può essere pianificato in anticipo, e questo è un aspetto positivo.

Nella vita quotidiana di una startup, molte cose accadono spontaneamente. Gli appuntamenti arrivano con breve preavviso e le decisioni devono essere prese rapidamente. "Arrivano molte richieste ad hoc: lo trovo piacevole perché arrivano a una certa velocità", afferma Wienken. Questo ritmo la motiva, ma deve anche stare costantemente attenta a tenere traccia di tutto.

Per lei, è importante rimanere aperta alle novità, pur mantenendo un senso di struttura. Regole chiare e la consapevolezza dei propri limiti la aiutano a raggiungere questo obiettivo. "Bisogna anche disciplinarsi", afferma. Questo è particolarmente importante, soprattutto in contrasto con un ambiente aziendale.

Wienken inizia e finisce ogni giornata allo stesso modo, con una passeggiata con il cane. "Questo è il mio momento per me stessa e per riflettere", dice.

Questi rituali la aiutano a staccare la spina mentalmente. "Sono molto rigorosa riguardo al mio equilibrio tra lavoro e vita privata: non si rende bene quando si è esausti e bisogna proteggere se stessi e il proprio team da questo". Tuttavia, Wienken sa anche che il suo lavoro spesso accompagna i suoi pensieri, che si tratti di un manifesto per strada o di uno spot pubblicitario che diventa fonte di ispirazione.

Wienken confida che tutti nel team si assumano le proprie responsabilità. "Penso assolutamente che sia giusto andare dal parrucchiere durante l'orario di lavoro", afferma. In definitiva, il risultato deve essere semplicemente perfetto. Per lei, ciò che conta è la responsabilità personale, non il controllo.

Adotta questo atteggiamento anche all'interno del suo team. Lavora in ufficio cinque giorni a settimana perché è una soluzione che le si addice. I colleghi che hanno molti incontri con i clienti lavorano da remoto più spesso. Per lei è fondamentale che tutti comunichino apertamente e si coordinino bene.

Wienken organizza la sua giornata in base a ciò che le viene più facile e a quando. La mattina lavora in modo operativo: "ha la voglia di gestire tutte le sue email e le sue cose da fare al mattino". Il pomeriggio è dedicato a idee più grandi: sviluppare strategie, pianificare campagne e lavorare in modo creativo. Questa struttura la aiuta a rimanere concentrata, anche quando la situazione diventa stressante.

Per Wienken, la leadership significa soprattutto una cosa: dare il buon esempio. "Penso che sia molto importante dare il buon esempio, con responsabilità e limiti". Per questo, comunica in modo trasparente e fornisce indicazioni, lasciando spazio anche all'iniziativa personale.

Per lei, atteggiamento e valori sono più importanti delle regole. In ruoli precedenti, ha incorporato elementi giocosi come il "Team Health Tracker" o i check-in visivi in ​​Miro, per incoraggiare lo scambio senza forzarlo.