Op Ed: Alisa De Gaspe Beaubien Toplantı Yönetiminin Neden Hala Seyahatte Geride Olduğu Üzerine

Groupize'ın kurucu ortağı ve CEO'su Alisa de Gaspe Beaubien, toplantı yönetimini geliştirmek için neler yapılması gerektiği ve bunun faydaları hakkında görüşlerini paylaşıyor.

Birçok organizasyonda, iş seyahatleri iyi yönetilen, teknoloji destekli bir disiplin haline geldi. Politikalar kodlandı. Rezervasyon araçları, harcama sistemleri ve özen yükümlülüğü platformlarıyla entegrasyonlar sağlam. Harcamalar görünür ve büyük ölçüde kontrol altında. Yine de aynı organizasyonlarda, toplantılar ve etkinlikler — genellikle benzer veya daha büyük bütçe tahsislerini temsil ediyor — dikkat çekici şekilde parçalanmış durumda.

Seyahat ve toplantı yönetimi arasındaki bu tutarsızlık, kurumsal harcama denetimindeki en kalıcı kör noktalardan biridir. Sorunu ele alma konusunda artan aciliyete rağmen, toplantılar hala çok sık tepkisel, merkezsiz ve belgelenmemiş durumdadır.

Yönetilmeyen toplantılar önemli riskler oluşturur — yalnızca bütçeler için değil, marka itibarı, özen yükümlülüğü ve düzenleyici uyumluluk için de. Genellikle uyarı işaretleri yalnızca bir şeyler ters gittiğinde ortaya çıkar: politika dışı bir mekan seçimi, uyum yanlış adımı veya zayıf görünürlük nedeniyle kaçırılan tasarruflar.

Ne yazık ki bu senaryolar istisna değil; şirketlerin toplantılara yaklaşımındaki yapısal eksikliğin belirtileri.

Baskı artıyor. 2024 American Express Global Business Travel anketine göre, 519 toplantı profesyonelinin yarısından fazlası bu yıl teşvik ve özel etkinlikler için katılımcı başına düşen maliyetlerin artacağını bekliyordu. Neredeyse aynı sayıda kişi diğer türdeki dahili ve harici toplantılar için de aynı şeyi bekliyordu. Bunların neredeyse yarısının otellerde gerçekleşmesi ve çoğunun birden fazla şehirde gerçekleşmesi öngörülüyor; bu da hem karmaşıklık hem de maliyet ekleyen bir senaryo.

GBT anketine göre, bu artan risklere rağmen toplantıyla ilgili harcamaların yaklaşık %50'si hala yönetilmiyor. Bu, merkezi bir denetimin, tutarlı bir politika uygulamasının ve karar almayı yönlendirecek sınırlı verinin olmadığı anlamına geliyor. Bu bir paradoks: Şirketler, yapı olmadan bunu yapmanın maliyeti ve riskinin her zamankinden daha yüksek olduğu bir zamanda yüz yüze etkileşime iki katına çıkıyor.

Zorluğun büyük bir kısmı sahiplenmede yatıyor. Toplantılar genellikle pazarlama, İK, satış, tedarik ve seyahat gibi departmanları kapsıyor. Tek bir sorumlu taraf olmadan, süreçler silolara ve elektronik tablolara dönüşme eğilimindedir.

Teknoloji de sınırlayıcı bir faktördü — ta ki yakın zamana kadar. Seyahat yönetimi, özel olarak oluşturulmuş rezervasyon ve harcama platformlarından faydalanırken, toplantı alanı geride kalıyor. Birçoğu özel iş akışlarına, manuel onaylara ve farklı araçlara güveniyor.

Bunun değişmeye başladığına dair işaretler var. Özel olarak oluşturulmuş toplantı yönetimi araçları ivme kazanıyor ve mekan kaynaklarından politika uygulamasına, bütçelemeye, katılımcı iletişimlerine ve etkinlik sonrası raporlamaya kadar uzanan uçtan uca işlevsellik sunuyor.

Bu, planlamanın insan unsurunu değiştirmekle ilgili değil. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek, kontrolleri iş akışlarına yerleştirmek ve paydaşlara daha akıllı kararlar almak için ihtiyaç duydukları görünürlüğü sağlamakla ilgili.

Bu daha disiplinli yaklaşımı benimseyen kuruluşlar şu gibi faydalar bildiriyor:

• Daha küçük ve dahili toplantılar da dahil olmak üzere toplantı etkinliği ve harcamalarına ilişkin konsolide görünürlük
• Sahte rezervasyonları azaltan kolaylaştırılmış onaylar
• Toplantı katılımcılarına seyahat korumalarını genişleten bütünleşik özen yükümlülüğü
• Daha sıkı tedarikçi uyumu, daha iyi oranlara ve koşullara yol açar
• Uyumluluk ve stratejik planlamayı destekleyen eyleme dönüştürülebilir raporlama

Yapay zeka bu değişimi hızlandırıyor. Yapay zeka destekli araçlar halihazırda ekiplerin gündemleri otomatik olarak oluşturmasına, katılımcı iletişimlerini kişiselleştirmesine ve olası uyumluluk risklerini işaretlemesine yardımcı oluyor. Bu sadece otomasyon değil; aynı zamanda planlamacılara stratejiye odaklanmaları için daha fazla kapasite sağlayan bir artırma.

Yönetilen toplantılara doğru yolculuğa yeni başlayanlar için, dönüşüm bunaltıcı olmak zorunda değildir. Aslında, en etkili programlar genellikle küçük, kasıtlı değişikliklerle başlar.

• Öncelikle, büyüklüğünden bağımsız olarak tüm toplantıları merkezi bir sisteme kaydedin.
• Onay, kaynak ve bütçeleme için basit iş akışları oluşturun.
• Toplantı verilerini mevcut seyahat ve masraf sistemleriyle uyumlu hale getirin.
• Zamanla gelişebilecek temel raporlamayı oluşturun.

Toplantıları ve seyahatleri ortak bir çerçeve altında birleştiren kuruluşlar genellikle tedarikçi müzakerelerinde iyileşme, daha güçlü politika uyumu ve daha sorunsuz bir katılımcı deneyimi görür. Daha da önemlisi, yöneticiler yönetici düzeyinde güvenilirlik ekleyerek toplantıların kaotik bir maliyet merkezi değil, stratejik bir kaldıraç olduğunu gösterir.

İyi yönetildiğinde, toplantılar sadece bir satır öğesinden daha fazlasını temsil eder. Aşağı akış hava, otel ve kara taşımacılığı rezervasyonlarını etkiler. Müşteri ilişkilerini, çalışan moralini ve kurumsal kültürü etkiler.

Yönetilmediklerinde, maliyet kontrolü, risk azaltma ve deneyim optimizasyonu için en büyük kullanılmayan alanlardan biridir.

Şirketler hibrit çalışma, küresel büyüme ve daha sıkı düzenleyici çerçeveler arasında gezinmeye devam ederken, toplantılar sonradan akla gelen bir şey olarak kalamaz. Araçlar, veriler ve çerçeveler artık bu alana disiplin getirmek için var, esnekliği veya yaratıcılığı engellemeden.

Bu değişimi benimseyen kuruluşlar yalnızca toplantıları yönetmekle kalmayacak; onları amaçlı olarak tasarlayacak, hassasiyetle yönetecek ve etkilerini net bir şekilde ölçecekler.

Bu sadece iyi bir program yönetimi değil. Bu akıllı bir iş.

Bu yazı The Company Dime'ın seyahat yöneticilerinden oluşan Editör Kurulu ile işbirliği içinde oluşturulmuştur.