Bu Basit Araçla Harcama Dolandırıcılığını ve İsrafı Ortadan Kaldırdım

Birkaç ay önce kaynak kötüye kullanımı uyarı işaretleri hakkında yazmıştım ve gelen tepkiler çok yoğundu. Ancak girişimci arkadaşlarım sürekli "Çözüm nedir?" diye soruyordu.

Kapsamlı araştırmalarım sonucunda, cevabın daha katı politikalar değil, daha akıllı araçlar olduğu sonucuna vardım. Özellikle de her işlemde proaktif harcama kontrolü sağlayan sanal kartlar.

Büyük bir değişimin parçasıyım: Sanal kart işlemlerinin 2029 yılına kadar 17,4 trilyon doları aşması ve B2B harcamalarının pazara hakim olması bekleniyor. Bu sistemleri Tyler Petroleum genelinde uyguladıktan sonra, israfçı harcamaların azaldığını ve nakit akışı görünürlüğünün önemli ölçüde arttığını gördüm.

İşte sanal kartların harcama yönetimimi nasıl değiştirdiği ve bunların sınırları hakkında öğrendiğim dersler.

İlgili: Çalışan Hırsızlığı ve Dolandırıcılığına Karşı Mücadelenin Yolu 'Güven Ama Doğrula'

Oyunu değiştiren şey, yalnızca istediğim yerde çalışan kartlar yaratmaktı. Geleneksel kurumsal kartların aksine, sanal kartlar her kartı belirli satıcılara veya satıcı kategorilerine atamama olanak tanıyor.

Benzin istasyonlarım için akaryakıt tedarikçileriyle sınırlı kartlar oluşturdum. Kırtasiye kartım yalnızca Staples'ta geçerli. Bulut hizmetleri kartım AWS'ye bağlı. Çalışanlar bu kartları başka bir yerde kullanmaya çalıştığında, işlemler anında reddediliyor.

Harcama kurallarını tutar, saat, gün, satıcı kategorisi, belirli konumlar ve özel onay limitlerine göre ayarlayabilirim. Yükleniciler için, yalnızca belirli Home Depot mağazalarında geçerli olan ve önceden belirlenmiş aylık limitleri ve otomatik son kullanma tarihleri ​​olan kartlar veriyorum.

Bu, belirsizliği ortadan kaldırır. Harcama sınırları otomatik olduğunda, ekibim neyin gider olarak kaydedilebileceğini düşünmek yerine işe odaklanır.

Sanal kartlardan önce, sürekli harcamalarımı telafi etmeye çalışıyordum. Aylık raporlar, haftalar önce olanları gösteriyordu, şimdi olanları değil. Sanal kartlar bunu tamamen değiştirdi.

Artık tüm işletmelerdeki harcamaları anında takip ediyorum. Satıcı, kategori, ürün veya kullanıcı bazında filtreleme yapabiliyor ve anında detaylı raporlar oluşturabiliyorum. İşlem başına limitler belirliyor ve ödemeleri onay akışları aracılığıyla yönlendirirken yöneticileri de faaliyetleri izlemeye davet ediyorum.

Analizler daha önce hiç fark etmediğim verimsizlikleri ortaya çıkardı: departmanlar arasında tekrarlanan yazılım abonelikleri, aynı hizmetler için farklı ücretler talep eden satıcılar ve bütçelememi iyileştiren mevsimsel harcama eğilimleri.

Çok kullanıcılı roller, yöneticileri ve muhasebecileri işlemleri incelemeye, onay kuralları belirlemeye ve kart limitlerini aştığında uyarı almaya davet etmemi sağlıyor. Esnek iş akışları, herkesi bilgilendirirken hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlıyor.

Sanal kartlar belirli ülkeler, eyaletler veya şehirlerle ve belirli saat veya günlerle sınırlandırılabiliyor. Bu, farkında olmadığım sorunlarımı çözdü.

Müteahhitler için, mesai saatleri içinde yalnızca belirli lokasyonlarda geçerli olan kartlar oluşturuyorum. Dallas şubemizdeki bir müteahhit, yalnızca yerel Home Depot şubesinde sabah 7 ile akşam 6 arasında geçerli olan bir kart alıyor.

Çalışanlarımın, yakındaki restoranlarda yalnızca 11:00 ile 14:00 saatleri arasında geçerli olan ve günlük 15 dolarla sınırlı öğle yemeği kartları var. İş seyahatleri için, seyahat tarihlerinde belirli şehirlerde geçerli olan ve ardından otomatik olarak süresi dolan kartlar veriyorum.

Bu yerleşik sınırlar, mikro yönetime gerek kalmadan cazibeleri ortadan kaldırır, hataları azaltır ve hesap verebilirliği artırır.

İlgili: Başarılı Bütçe Yönetimi ve Genişletme Konusunda Hatırlanması Gereken 7 Şey

4. Yapay zeka kategorizasyonu ile otomatik fiş yakalama

" Kayıp fiş " sorunu her ay muhasebede saatlerce zaman kaybına neden oluyordu. Artık bu sorun ortadan kalktı.

Çalışanlar, her sanal kart satın alımından sonra anında fiş yüklemelerini isteyen bildirimler alırlar. Sistemin yapay zekası fişleri okur, işlemleri kategorilere ayırır ve bunları bütçelerle otomatik olarak karşılaştırır.

Yakıt teslimatları, bakım giderleri, yazılım abonelikleri... hepsi otomatik olarak etiketlenip doğru kategorilere eşleniyor. Benzin istasyonlarımda her gider manuel müdahale olmadan kategorilendiriliyor. Denetim izi, zaman damgaları, satıcı kısıtlamaları ve tutarsızlıkları işaretleyen onay meta verileriyle kusursuz bir şekilde işliyor.

Sanal kart oluşturma hızı, iş ihtiyaçlarımızı karşılama biçimimi değiştirdi. Yükleniciler, çalışanlar veya aboneler için saniyeler içinde sanal kart oluşturabiliyorum. Fiziksel kartlara ihtiyacınız varsa, bunları hızla basıp gönderen platformlar mevcut.

Her kart, diğer ödemeleri etkilemeden anında dondurabileceğim veya silebileceğim 16 haneli benzersiz bir numaraya sahip. Yeni satıcılar için, 30 gün içinde sona eren aylık 500$ limitli test kartları oluşturuyorum. Abonelikler için, otomatik olarak yenilenen kesin aylık tutarlar belirliyorum.

Kartlar, Apple Pay ve Google Pay gibi mobil ödeme platformlarıyla entegre olur. Dijital cüzdanlar , birincil kart numaralarını tokenleştirme yoluyla korurken, biyometrik kimlik doğrulama ile kullanıcılara dokunarak ödeme kolaylığı sağlar. Bu, ister yüklenicileri sisteme dahil etmek, ister tedarikçileri test etmek veya dolandırıcılığa karşı koruma sağlamak olsun, hızlı ölçeklenebilirlik sağlar.

İşletme etkisi: Tepki vermekten ziyade önlem almak

Sanal kartlar beni reaktif denetimden, risklerin oluşmadan önce hafifletildiği önleyici kontrole taşıdı.

Yüksek riskli kategorilerle başladım: yüklenici ödemeleri, seyahat giderleri ve düzenli tedarikçiler. Sonuçlar hemen görüldü:

• Gider yönetimi süresinde azalma
• Uygunsuz harcamaların ortadan kaldırılması
• Nakit akışı tahmini ve görünürlüğü önemli ölçüde iyileştirildi

Çalışanlar, net sınırlar dahilinde harcama özerkliği kazandı. Yöneticiler, mikro yönetim olmadan gerçek zamanlı denetime sahip oldu. Gider sorunlarıyla uğraşmayı tamamen bıraktım.

Dikkat edilmesi gereken noktalar: Sanal kartların yetersiz kaldığı noktalar

Sanal kartlar dönüştürücü olsa da sihirli değnekler değildir. İşte dikkat etmeniz gerekenler:

Tedarikçi kabul boşlukları: Bazı küçük veya köklü tedarikçiler hâlâ çek veya ACH'de ısrar ediyor. Geçiş döneminde birden fazla ödeme yöntemini kullanmaya hazır olun.

Mikro yönetim riskleri: Ayrıntılı kontroller belirleme yetkisi aşırıya kaçabilir. Ben de darboğaz olmamak için kuralları yöneticilere devretmeyi öğrendim.

Operasyonel karmaşıklık: Bir karmaşıklığı diğeriyle değiştiriyorsunuz. Fişlerin peşinden koşmak yerine, onlarca benzersiz kartı yönetiyorsunuz. Ekibinizi her amaç için hangi kartı kullanacakları konusunda eğitin.

Entegrasyon zorlukları: Tüm platformlar muhasebe araçlarıyla mükemmel şekilde senkronize olmaz. Entegrasyonları tamamen onaylamadan önce iyice test edin.

İlgili: Bu 5 İpucu'nu Takip Etmeden Güçlü Bir Bütçeniz Olmayacak

İşte deneyebileceğiniz bir şey: Son üç aylık gider raporlarınıza bakın. "Bu kadar parayı buna nasıl harcadık?" diye düşünmenize neden olan işlemi bulun.

İşte test senaryonuz. Aynı senaryonun tekrar yaşanmasını önlemek için özel olarak tasarlanmış bir sanal kart oluşturun. Bunu yakalayacak satıcı kısıtlamalarını, harcama limitlerini ve onay iş akışlarını ayarlayın.

Sonra neler olacağını izleyin. Sadece o harcama kategorisinde değil, iş harcamalarınızla olan tüm ilişkinizde. Finansal durumunuzla savunma oynamayı bırakıp hücum oynamaya başladığınızda, her şey değişir.