Il dolore mi ha costretto ad allontanarmi dalla mia azienda. Questi 5 sistemi lo hanno reso possibile.

Quando gestisci un'attività , prendersi del tempo libero di solito significa pianificare con settimane (o mesi) di anticipo. Ti impegni molto per organizzare la copertura mediatica, preparare i clienti, programmare i post sui social media e sperare che non succeda nulla di inaspettato mentre sei via.

Ma la vita non sempre ti dà un preavviso. Di recente, ho dovuto allontanarmi dalla mia azienda per ben due settimane dopo aver perso mio padre a causa di un tumore al cervello. Combatteva contro la malattia da un po', ma quando la situazione è peggiorata rapidamente ed è entrato in un hospice, ho capito di dover essere pienamente presente con lui e la mia famiglia. Organizzare un funerale, sistemare tutti i suoi affari, essere presente per i miei cari e affrontare il mio lutto mi ha portato a due settimane emotivamente travolgenti. E per la prima volta nella mia carriera imprenditoriale , sono riuscito ad allontanarmi completamente, e l'attività ha continuato a funzionare.

I soldi continuavano ad arrivare. I clienti erano accuditi. I social media non perdevano un colpo. Le proposte continuavano a uscire. E questo mi ha ricordato perché ho costruito la mia attività in quel modo.

Che tu sia nel mezzo di una crisi personale o semplicemente abbia bisogno di una vacanza, non dovresti dover scegliere tra la tua vita e il tuo business. Ecco alcune delle strategie che mi hanno permesso di staccare la spina per due settimane e come puoi iniziare ad applicarle alla tua attività fin da subito.

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Una cosa è avere un team che porta a termine i compiti. Un'altra è avere persone in grado di anticipare i problemi e trovare soluzioni prima ancora che si sappia che c'è un incendio. I veri MVP del mio team sono più che semplici esecutori, sono pensatori. Conoscono i nostri obiettivi, capiscono i nostri clienti e prendono decisioni con sicurezza. Se il tuo team aspetta costantemente la tua approvazione prima di agire, sei tu il collo di bottiglia. E io sono stato quel collo di bottiglia in passato.

Dai al tuo team gli strumenti per agire in tua assenza, incoraggiando il pensiero indipendente e definendo chiaramente cosa significhi successo. Quando ho dovuto allontanarmi, non ho dovuto preoccuparmi che le cose sarebbero andate perse, perché il mio team se ne era occupato. Quel tipo di leadership e fiducia non ha prezzo.

2. Sistematizza tutto

Se la tua attività funziona solo quando lavori, non hai un'attività, hai un lavoro. Un lavoro che ti possiede. La chiave è trasferire tutto (soprattutto le conoscenze che hai in testa) in sistemi accessibili al tuo team. Nella mia azienda, utilizziamo una piattaforma di gestione del lavoro per gestire tutti i progetti dei nostri clienti. Ogni scadenza, consegna e attività è visibile. Quindi, quando qualcuno deve intervenire (come quando il mio project manager è andato in maternità l'anno scorso), tutto è fluido.

Inizia subito a documentare i tuoi processi. Non serve un'operazione elaborata. Un documento Google condiviso con istruzioni dettagliate funziona benissimo. Se in futuro vorrai espandere o vendere la tua attività, avere sistemi documentati è essenziale.

Gli imprenditori sono noti per la loro microgestione . Ci sono passato anch'io, pensando di poterlo fare più velocemente o meglio, visto che lavoro nel marketing da oltre 20 anni. Ma questa mentalità limita la crescita .

Invece di assegnare compiti, delega gli obiettivi. Dai al tuo team il "cosa" e lascia che siano loro a decidere il "come". Così facendo, crei fiducia, incoraggi il senso di responsabilità e spesso porti a risultati migliori di quelli che avresti ottenuto da solo. Questo cambiamento ti permetterà di concentrarti sul quadro generale e di prendere le distanze quando necessario, perché il tuo team sa come portare avanti la situazione.

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4. Automatizza tutto ciò che puoi

Quando ero via, la fatturazione della mia attività veniva gestita automaticamente tramite una piattaforma di elaborazione dei pagamenti online. Le nostre email continuavano a essere inviate settimanalmente tramite il nostro sistema CRM. I post sui social media venivano programmati con un mese di anticipo. Tutto ciò avveniva senza che io muovessi un dito.

Questo è il potere dell'automazione. Non serve un enorme stack tecnologico. Basta osservare dove si ripetono le attività e chiedersi: "È possibile automatizzarle?"

Pensa a:

• Strumenti di pianificazione online per gli appuntamenti
• Fatture ricorrenti e fatturazione ACH
• Sequenze di email CRM per coltivare i lead
• I pianificatori dei social media devono rimanere coerenti

Questi strumenti non solo ti faranno risparmiare tempo, ma ti daranno anche tranquillità.

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Questo potrebbe sembrare strano, ma è essenziale: impara a essere assente. Se la tua attività non può funzionare senza di te, allora non è veramente scalabile. Fai piccoli passi, bloccando del tempo in cui sei intenzionalmente non disponibile. Salta una riunione o prenditi qualche ora di pausa a metà giornata. Inizia lentamente se necessario, ma inizia.

Alla fine, quando succederà qualcosa di inaspettato, o quando si presenterà un'opportunità entusiasmante, sarai in grado di prenderti una pausa senza che tutto crolli. L'imprenditorialità è una questione di libertà. Non solo libertà finanziaria, ma anche di tempo. Non importa che si tratti di un'emergenza personale o semplicemente di un viaggio che hai sempre sognato di fare; dovresti essere in grado di prenderti una pausa dalla tua attività e avere fiducia che continuerà a funzionare anche in tua assenza.

Non ho costruito questo tipo di attività dall'oggi al domani. Ci sono voluti anni di tentativi ed errori, delega, automazione e la creazione di un team su cui poter contare, il che non è stato facile. Ma posso dirvi per esperienza: ne vale la pena. Perché quando la vita ti prende – e succederà – l'ultima cosa di cui dovresti preoccuparti è se la tua attività sopravvivrà senza di te.