Op Ed: Alisa De Gaspé Beaubien explique pourquoi la gestion des réunions est toujours à la traîne des voyages

Alisa de Gaspe Beaubien, cofondatrice et PDG de Groupize, donne son avis sur ce qu'il faudra pour faire progresser la gestion des réunions et sur les avantages que cela représente.

Dans de nombreuses organisations, les voyages d'affaires sont devenus une discipline bien gérée et technologique. Les politiques sont codifiées. Les intégrations avec les outils de réservation, les systèmes de gestion des dépenses et les plateformes de gestion du devoir de diligence sont robustes. Les dépenses sont visibles et largement contrôlées. Pourtant, au sein de ces mêmes organisations, les réunions et événements, qui représentent souvent des budgets similaires, voire supérieurs, restent remarquablement fragmentés.

Cette incohérence entre la gestion des voyages et celle des réunions est l'un des angles morts les plus persistants de la supervision des dépenses des entreprises. Malgré l'urgence croissante de remédier à ce problème, les réunions restent trop souvent réactives, décentralisées et non documentées.

Les réunions non gérées présentent des risques importants, non seulement pour les budgets, mais aussi pour la réputation de la marque, le devoir de diligence et la conformité réglementaire. Souvent, les signaux d'alerte n'apparaissent qu'en cas de problème : choix d'un lieu non conforme aux règles, manquement à la conformité ou économies manquées en raison d'une mauvaise visibilité.

Malheureusement, ces scénarios ne sont pas des cas aberrants ; ils sont les symptômes d’une déficience structurelle dans la manière dont les entreprises abordent les réunions.

La pression monte. Selon une enquête American Express Global Business Travel de 2024, plus de la moitié des 519 professionnels de la réunion prévoient une augmentation des coûts par participant pour les événements de motivation et spéciaux cette année. Presque autant prévoient la même chose pour les autres types de réunions internes et externes. Près de la moitié de ces réunions devraient se dérouler dans des hôtels, et nombre d'entre elles dans plusieurs villes, un scénario qui ajoute à la fois complexité et coût.

Malgré ces enjeux croissants, environ 50 % des dépenses liées aux réunions restent non gérées, selon l'enquête GBT. Cela signifie l'absence de supervision centralisée, l'absence d'application cohérente des politiques et des données limitées pour orienter la prise de décision. C'est un paradoxe : les entreprises redoublent d'efforts en matière d'engagement en face à face, à un moment où le coût et les risques liés à une telle absence de structure sont plus élevés que jamais.

Une grande partie du défi réside dans la responsabilité. Les réunions impliquent souvent des services tels que le marketing, les ressources humaines, les ventes, les achats et les voyages. Sans responsable unique, les processus ont tendance à se réduire à des silos et des feuilles de calcul.

La technologie a également constitué un facteur limitant, jusqu'à récemment. Si la gestion des voyages a bénéficié de plateformes de réservation et de gestion des dépenses dédiées, les espaces de réunion restent à la traîne. Nombre d'entre eux s'appuient sur des flux de travail ad hoc, des approbations manuelles et des outils disparates.

Certains signes indiquent que la situation commence à changer. Les outils de gestion de réunions dédiés gagnent en popularité, offrant des fonctionnalités complètes couvrant la recherche de lieux, l'application des politiques, la budgétisation, la communication avec les participants et les rapports post-événement.

Il ne s'agit pas de remplacer l'aspect humain de la planification. Il s'agit d'automatiser les tâches répétitives, d'intégrer des contrôles aux flux de travail et de donner aux parties prenantes la visibilité nécessaire pour prendre des décisions plus éclairées.

Les organisations qui adoptent cette approche plus disciplinée signalent des avantages tels que :

• Visibilité consolidée sur l'activité et les dépenses liées aux réunions, y compris les réunions plus petites et internes
• Des approbations simplifiées qui réduisent les réservations frauduleuses
• Devoir de diligence intégré, étendant les protections de voyage aux participants aux réunions
• Un alignement plus strict des fournisseurs, conduisant à de meilleurs tarifs et conditions
• Rapports exploitables, soutenant à la fois la conformité et la planification stratégique

L'intelligence artificielle accélère cette évolution. Les outils basés sur l'IA aident déjà les équipes à générer automatiquement des ordres du jour, à personnaliser les communications avec les participants et à signaler les risques potentiels de non-conformité. Il ne s'agit pas seulement d'automatisation, mais d'augmentation, permettant aux planificateurs de se concentrer davantage sur la stratégie.

Pour ceux qui débutent dans la gestion des réunions, la transformation ne doit pas nécessairement être une tâche ardue. En fait, les programmes les plus efficaces commencent souvent par de petits changements intentionnels.

• Commencez par enregistrer toutes les réunions, quelle que soit leur taille, dans un système centralisé.
• Créez des flux de travail simples pour les approbations, l’approvisionnement et la budgétisation.
• Alignez les données des réunions avec les systèmes de voyage et de dépenses existants.
• Établir des rapports de base qui peuvent évoluer au fil du temps.

Les organisations qui unifient les réunions et les déplacements dans un cadre commun constatent souvent une amélioration des négociations avec les fournisseurs, un respect renforcé des politiques et une expérience plus fluide pour les participants. Plus important encore, les managers renforcent leur crédibilité auprès de la direction, démontrant que les réunions ne sont pas un centre de coûts chaotique, mais un levier stratégique.

Bien gérées, les réunions représentent bien plus qu'un simple poste budgétaire. Elles influencent les réservations de vols, d'hôtels et de transports terrestres en aval. Elles impactent les relations clients, le moral des employés et la culture organisationnelle.

Lorsqu’ils ne sont pas gérés, ils constituent l’un des plus grands domaines inexploités en matière de maîtrise des coûts, d’atténuation des risques et d’optimisation de l’expérience.

Alors que les entreprises continuent de composer avec le travail hybride, la croissance mondiale et des cadres réglementaires plus stricts, les réunions ne peuvent plus rester une préoccupation secondaire. Les outils, les données et les cadres existent désormais pour instaurer une discipline dans cet espace, sans entraver la flexibilité ni la créativité.

Les organisations qui adoptent ce changement ne se contenteront pas de gérer les réunions ; elles les concevront avec intention, les gouverneront avec précision et mesureront leur impact avec clarté.

Ce n'est pas seulement une bonne gestion de programme, c'est une question d'entreprise intelligente.

Cet éditorial a été créé en collaboration avec le comité de rédaction composé de gestionnaires de voyages de The Company Dime.