¿Cómo preparar la nómina de la empresa para la reforma laboral?

Con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, que reforma de manera estructural el Código Sustantivo del Trabajo, las empresas en Colombia enfrentan un nuevo panorama legal que exige ajustes inmediatos en sus procesos de gestión laboral, especialmente en la liquidación de nómina, teniendo en cuenta los nuevos ajustes salariales y contractuales que vendrán para los empleados.

Aunque algunos cambios serán implementados de forma progresiva, varias disposiciones ya están en vigor y su desconocimiento podría acarrear sanciones, sobrecostos o fallas operativas, por lo que prepararse a tiempo, más que una obligación, es una estrategia preventiva clave para mitigar riesgos financieros y jurídicos.

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Nuevas reglas que impactan la nómina

Expertos de Alegra, firma experta en temas contables y administrativos, los cambios de esta ley, conocida como la reforma laboral, establecen como regla general el contrato a término indefinido, restringiendo el uso de figuras temporales como el contrato a término fijo o por obra, lo que obliga a revisar cuidadosamente las modalidades de contratación vigentes en cada organización.

Adicionalmente, se redefine el trabajo nocturno, que a partir del 25 de diciembre de 2025 comenzará a las 7:00 p.m. (antes era desde las 9:00 p.m.). Este cambio impactará de inmediato el cálculo de los recargos nocturnos, afectando directamente la liquidación salarial de muchos turnos laborales.

En cuanto al trabajo dominical y festivo, la reforma establece un aumento escalonado del recargo en el que desde el 1 de julio de 2025, será del 80%; en 2026 se incrementará al 90% y a partir de 2027, será del 100%, lo que representa un cambio sustancial frente al 75% actual.

“Además, se amplían las licencias remuneradas, se exige el registro detallado de horas laboradas y se formaliza la relación laboral con trabajadores de plataformas digitales, quienes ahora deberán estar cubiertos por el sistema de seguridad social”, destacaron.

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Andrés Torres, Director de Innovación y Digitalización Tributaria de Alegra.com; sostuvo que por otro lado, el contrato de aprendizaje se redefine, obligando al pago de prestaciones sociales y aportes a seguridad social, lo que eleva los costos laborales para quienes vinculen aprendices.

“La reducción de la jornada laboral a 42 horas semanales, prevista en la Ley 2101 de 2021, también sigue vigente y entrará a regir plenamente desde el 15 de julio de 2026”, indicó.

Recomendaciones prácticas

Frente a este nuevo marco normativo, los expertos de Alegra recomiendan a las empresas tomar cinco acciones clave para alinear sus sistemas de nómina con la ley:

1. Auditoría del sistema de nómina actual: Revisar si los procedimientos, plantillas y herramientas utilizadas incorporan las nuevas reglas. Si se gestionan manualmente o con sistemas desactualizados, será necesario evaluar una transición hacia soluciones más flexibles.

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2. Simulación de costos laborales: Antes de aplicar los cambios, correr simulaciones permite anticipar el impacto financiero y ajustar presupuestos. Esto es especialmente útil en sectores con alta rotación o turnos nocturnos.

3. Capacitación del equipo de talento humano: El personal encargado de la contratación y la nómina debe estar al tanto de las modificaciones legales, para evitar errores en liquidaciones, aportes o formalización de nuevas relaciones laborales.

4. Implementación de registros laborales detallados: La obligación de llevar un control riguroso de horas trabajadas exige mejoras en los mecanismos de marcación, control de asistencia y validación de tiempos, especialmente en esquemas flexibles o remotos.

5. Planificación escalonada de cambios: Algunas normas entran en vigencia en diciembre de este año y otras lo harán en 2026 o 2027. Establecer un cronograma interno de implementación evitará improvisaciones y permitirá comunicar los ajustes a todos los niveles de la organización.

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“Más allá del cumplimiento, esta reforma representa una oportunidad para que las empresas se modernicen, digitalicen sus procesos y fortalezcan su gestión del talento humano. Nuestro objetivo es acompañar a las pymes y contadores en esta transición, ofreciéndoles soluciones con IA, actualizadas y 100% en la nube”, comentó Andrés Torres.

Este experto cerró diciendo que estar preparados desde ahora no solo garantizará el cumplimiento de la ley, sino que permitirá transitar hacia un modelo de trabajo más ordenado, equitativo y alineado con las nuevas exigencias del entorno laboral colombiano.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJOPeriodista de Portafolio