Die KSeF-Authentifizierung wird gestartet. Ohne sie können Sie keine Rechnungen versenden.

• Am 1. November wird das Finanzministerium das Zertifikats- und Autorisierungsmodul (MCU) einführen. Es dient der Authentifizierung der Identität des Rechnungsausstellers im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF).
• Ohne ein elektronisches Siegel, das automatisch in QR-Codes eingebettet wird, können im nächsten Jahr keine Rechnungen mehr an den Auftragnehmer gesendet werden.
• Das Zertifikat kann online nach Anmeldung im Zertifikats- und Autorisierungsmodul (MCU) über login.gov.pl oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abgerufen werden.

Ab dem 1. November erhalten Steuerzahler Zugang zum Zertifikats- und Autorisierungsmodul (MCU) im nationalen elektronischen Rechnungssystem (KSeF), wo sie die Identität des Rechnungsausstellers bestätigen können.

- Es ist auch ein digitaler Schlüssel, der die Tür zum gesamten System öffnet - sagt Piotr Juszczyk, Chefsteuerberater von InFaktu.

Ohne dies können Sie keine Rechnung versenden. Ein elektronisches Siegel ist erforderlich.

MCU wird zur Ausstellung von KSeF-Zertifikaten verwendet, die wiederum die sichere Ausstellung von Rechnungen im E-System und deren Signierung ermöglichen.

„Zertifikate werden im neuen KSeF-Zugriffsmodell zu einem Schlüsselinstrument und eine Alternative zu Token und qualifizierten Signaturen. Sie ermöglichen eine schnelle und sichere Bestätigung der Benutzeridentität, und ihre Daten werden automatisch in QR-Codes auf Rechnungen integriert“, erklärt Juszczyk.

Das Zertifikat kann ab dem 1. November online nach Anmeldung bei MCU über login.gov.pl oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erhalten werden.

Das neue Zertifikat ist erst nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab dem 1. Februar 2026, vollständig nutzbar und wird dann auch in der KSeF-Steuerzahler-Anwendung angezeigt.

Warum lohnt es sich, jetzt ein Zertifikat zu beantragen? Um Authentifizierungsprobleme in den ersten Wochen des Systembetriebs zu vermeiden, dienen Zertifikate nicht nur der Authentifizierung, sondern sind auch Bestandteil der Rechnung selbst.

Spezieller QR-Code auf Rechnungen. Kontrolle und Sicherheit.

Im Online-Modus wird ihre ID in einem QR-Code gespeichert, der mit der Rechnung in KSeF verknüpft ist. Im Offline-Modus, wenn die Rechnung außerhalb des Systems ausgestellt, aber auf vereinbarte Weise an den Käufer zugestellt wird, enthält die Rechnungsdarstellung zwei QR-Codes:

• der erste Link, der zum Inhalt der Rechnung führt,
• Das zweite dient zur Überprüfung der Identität des Ausstellers mithilfe des KSeF-Zertifikats.

- Diese Lösung erhöht die Sicherheit und Rechtssicherheit von Transaktionen, da der Käufer sofort überprüfen kann, ob die Rechnung tatsächlich von der autorisierten Stelle stammt - so der leitende Steuerberater von InFaktu.

Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass das KSeF-Zertifikat nur zwei Jahre gültig ist und einer bestimmten Einrichtung (Einzelperson oder Organisation) zugeordnet ist. Das Finanzministerium kann die Zertifikate ablaufen lassen und neu ausstellen und gewährleistet so die volle Kontrolle über die Sicherheit des Zugriffs auf Rechnungsdaten.

Das nationale elektronische Rechnungssystem (KSeF) tritt am 1. Februar 2026 in Kraft. Zunächst gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im nationalen elektronischen Rechnungssystem (KSeF) für die größten Unternehmen (mit einem Umsatz von mindestens 200 Millionen PLN im Jahr 2024), und ab dem 1. April 2026 können sich auch andere Unternehmer unabhängig von ihrer Rechtsform anschließen.

Gleichzeitig werden ab dem 1. Februar 2026 alle Steuerzahler verpflichtet sein, elektronische Rechnungen von KSeF zu beziehen.

In der Praxis bedeutet dies, dass die polnische Wirtschaft auf einen einheitlichen, standardisierten Rechnungsablauf umstellt, bei dem die elektronische Version nicht mehr als PDF, sondern als XML-Datei vorliegt. Ab diesem Datum gilt außerdem eine neue, verkürzte Frist für die Mehrwertsteuererstattung von 40 Tagen .