Wie bereiten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens auf die Arbeitsmarktreform vor?

Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes 2466 von 2025, das eine Strukturreform des materiellen Arbeitsrechts vorsieht, sehen sich Unternehmen in Kolumbien mit einer neuen Rechtslage konfrontiert, die sofortige Anpassungen ihrer Arbeitsmanagementprozesse erfordert, insbesondere bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, unter Berücksichtigung der neuen Gehalts- und Vertragsanpassungen, die für die Mitarbeiter gelten werden.

Obwohl einige Änderungen schrittweise umgesetzt werden, sind einige Bestimmungen bereits in Kraft, und deren Nichteinhaltung kann zu Strafen, Kostenüberschreitungen oder Betriebsausfällen führen. Daher ist eine rechtzeitige Vorbereitung – und nicht nur eine Verpflichtung – eine wichtige Präventionsstrategie zur Minderung finanzieller und rechtlicher Risiken.

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Neue Regeln mit Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung

Laut Experten von Alegra, einer auf Buchhaltung und Verwaltung spezialisierten Kanzlei, führen die Änderungen dieses Gesetzes, bekannt als Arbeitsreform, unbefristete Verträge als Regel ein und schränken die Verwendung von befristeten Verträgen wie befristeten oder projektbezogenen Verträgen ein. Dies erfordert eine sorgfältige Überprüfung der aktuellen Vertragsmodalitäten in jeder Organisation.

Zudem wird die Nachtarbeit neu definiert. Ab dem 25. Dezember 2025 beginnt sie um 19:00 Uhr (bisher 21:00 Uhr). Diese Änderung wirkt sich unmittelbar auf die Berechnung der Nachtzuschläge aus und hat somit direkte Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung vieler Arbeitsschichten.

Für Sonn- und Feiertagsarbeit sieht die Reform eine schrittweise Erhöhung des Zuschlags vor, der ab dem 1. Juli 2025 80 % erreichen wird, im Jahr 2026 auf 90 % ansteigen wird und ab 2027 100 % erreichen wird, was eine erhebliche Änderung gegenüber den derzeitigen 75 % darstellt.

„Darüber hinaus wird der bezahlte Urlaub ausgeweitet, eine detaillierte Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben und das Arbeitsverhältnis mit den Beschäftigten digitaler Plattformen formalisiert, sodass sie nun sozialversichert sein müssen“, betonten sie.

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Andrés Torres, Direktor für Steuerinnovation und Digitalisierung bei Alegra.com, argumentierte, dass andererseits der Ausbildungsvertrag neu definiert werde und die Zahlung von Sozialleistungen und Sozialversicherungsbeiträgen erfordere, was die Arbeitskosten für diejenigen erhöhe, die Auszubildende einstellen.

„Die im Gesetz 2101 von 2021 vorgesehene Verkürzung der Arbeitswoche auf 42 Stunden bleibt ebenfalls in Kraft und wird ab dem 15. Juli 2026 vollständig wirksam“, erklärte er.

Praktische Empfehlungen

Angesichts dieses neuen regulatorischen Rahmens empfehlen die Experten von Alegra den Unternehmen, fünf wichtige Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme an die gesetzlichen Bestimmungen anzupassen:

1. Überprüfen Sie Ihr aktuelles Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem: Prüfen Sie, ob die verwendeten Verfahren, Vorlagen und Tools den neuen Regeln entsprechen. Werden sie manuell oder mit veralteten Systemen verwaltet, muss ein Umstieg auf flexiblere Lösungen geprüft werden.

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2. Arbeitskostensimulation: Durch Simulationen können Sie vor der Umsetzung von Änderungen die finanziellen Auswirkungen vorhersehen und Budgets anpassen. Dies ist besonders in Branchen mit hoher Fluktuation oder Nachtschichten nützlich.

3. Schulung des Personalteams: Das für die Einstellung und Gehaltsabrechnung zuständige Personal muss über rechtliche Änderungen informiert sein, um Fehler bei Abrechnungen, Beiträgen oder der Formalisierung neuer Arbeitsverhältnisse zu vermeiden.

4. Einführung detaillierter Arbeitsaufzeichnungen: Die Verpflichtung zur strengen Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden erfordert Verbesserungen bei der Zeiterfassung, der Anwesenheitskontrolle und den Zeitvalidierungsmechanismen, insbesondere bei flexiblen oder Remote-Arbeitsvereinbarungen.

5. Phasenweise Änderungsplanung : Einige Standards treten bereits im Dezember dieses Jahres in Kraft, andere erst 2026 oder 2027. Durch die Festlegung eines internen Implementierungsplans wird Improvisation vermieden und die Kommunikation von Anpassungen auf allen Ebenen der Organisation ermöglicht.

Relevante Informationen: Aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Arbeitsmarktreform wird erwartet, dass die Arbeitgeber im verbleibenden Teil des Jahres 2025 weniger Mitarbeiter einstellen werden.

„Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus bietet diese Reform Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu modernisieren, zu digitalisieren und ihr Personalmanagement zu stärken. Unser Ziel ist es, KMU und Wirtschaftsprüfer bei diesem Übergang zu unterstützen und ihnen KI-gestützte, aktuelle und vollständig cloudbasierte Lösungen anzubieten“, kommentierte Andrés Torres.

Abschließend sagte der Experte, dass eine jetzige Vorbereitung nicht nur die Einhaltung der Gesetze sicherstelle, sondern uns auch den Übergang zu einem geordneteren und gerechteren Arbeitsmodell ermögliche, das den neuen Anforderungen der kolumbianischen Arbeitswelt entspreche.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO Portfolio-Journalist