Elektronische Rechnungsstellung, eine Herausforderung, die auch im Jahr 2025 noch aktuell ist

Mit dem kürzlichen Inkrafttreten der DIAN-Resolution 000202, die die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien vereinfacht und modernisiert, hat das Land einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung seines Steuersystems unternommen. Da mehr als 1,3 Millionen Unternehmen die Möglichkeit haben, elektronische Rechnungen auszustellen, hat die Einführung dieser Technologie für die Regierung weiterhin Priorität. Ihr Ziel ist es, die unnötige Datenerfassung zu reduzieren und die Effizienz des Steuermanagements zu verbessern.

Trotz der wachsenden Zahl befähigter Unternehmen bleibt die Implementierung technologischer Lösungen zur Prozessautomatisierung eine erhebliche Herausforderung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die in einigen Fällen nicht mit der Entwicklung Schritt halten können.

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An dieser Stelle warnen Experten, dass das neue elektronische Rechnungssystem eine Reihe wichtiger Änderungen mit sich bringt, die die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen erleichtern sollen. Der Umfang der von den Händlern zu erhebenden Informationen wurde laut Beschluss deutlich reduziert: Erforderlich sind nun lediglich die Identifikationsart und -nummer des Käufers sowie optional eine E-Mail-Adresse für die Rechnungszustellung.

Diese Maßnahme vereinfacht nicht nur den Abrechnungsprozess, sondern schützt auch die Privatsphäre der Verbraucher, indem sie dem Gesetz 1581 von 2012 zum Schutz personenbezogener Daten entspricht. Allerdings ist die Implementierung dieser neuen Technologien nicht für alle Unternehmen ein einfacher Prozess.

Oscar Mauricio Moreno, CEO von F&M Technology – E-Bill, einem der führenden Unternehmen im Bereich der Integration technologischer Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung, weist darauf hin, dass die Einführung neuer Technologien für Unternehmen, die ihr Steuermanagement rationalisieren möchten, von entscheidender Bedeutung ist.

„Der Zugang zu Technologie ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um von zeit- und ressourcenintensiven manuellen Prozessen wegzukommen. Der Übergang zur Automatisierung der Rechnungsbuchhaltung, -validierung und -abstimmung bleibt jedoch eine Herausforderung, insbesondere für kleinere Unternehmen, denen oft die Ressourcen oder das Wissen fehlen, um diese Lösungen zu implementieren“, erklärte er.

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Eines der größten Hindernisse bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist die fehlende technologische Infrastruktur in einigen Unternehmen. Insbesondere KMU haben Schwierigkeiten, auf fortschrittliche Automatisierungsplattformen zuzugreifen, die es ihnen ermöglichen, neue Vorschriften einzuhalten.

„Große Unternehmen verfügen zwar oft über die Ressourcen, um ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) und automatisierte Systeme zu nutzen, die den Empfang und die Abrechnung elektronischer Rechnungen erleichtern, viele KMU verlassen sich jedoch immer noch auf manuelle Methoden, die Prozesse verzögern und die Fehlerquote erhöhen“, fügte Moreno hinzu.

Darüber hinaus weist er darauf hin, dass die Schulung des Personals im Umgang mit diesen neuen Technologien eine weitere zentrale Herausforderung darstellt, da die Digitalisierung des Steuersystems von den Unternehmen und ihren Mitarbeitern erfordert, dass sie verstehen, wie sie die neuen Plattformen richtig bedienen und elektronische Rechnungen in ihre Buchhaltungssysteme integrieren.

„Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bietet jedoch auch erhebliche Chancen. Die Automatisierung verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeit und verbessert die Effizienz, sondern verringert auch das Risiko menschlicher Fehler und erhöht die Genauigkeit der Steuerberichterstattung“, betonte er.

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E-Bill erklärte, dass die elektronische Rechnungsstellung durch die Integration mit ERP-Systemen und Zahlungsplattformen den Cashflow optimieren und Unternehmen in einem zunehmend digitalen Wirtschaftsumfeld zu mehr Wettbewerbsfähigkeit verhelfen könne. Dabei ist die Automatisierung der Steuerprozesse noch gar nicht berücksichtigt, dank derer Unternehmen ihren Steuerpflichten schneller und effizienter nachkommen und so langfristig ihre Betriebskosten senken können. „Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es jedoch unerlässlich, dass Unternehmen, insbesondere KMU, Zugang zu geeigneten technologischen Lösungen haben und in deren Nutzung geschult sind. Technologiepartner wie F&M Technology spielen dabei eine Schlüsselrolle, indem sie auf künstlicher Intelligenz und Automatisierung basierende Tools bereitstellen, die Unternehmen dabei helfen, Steuervorschriften einzuhalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern“, so ihr Fazit.

Sie kamen zu dem Schluss, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien eine großartige Gelegenheit darstelle, das Steuersystem zu modernisieren und die Betriebseffizienz von Unternehmen zu verbessern. Allerdings stehen auch große Herausforderungen im Vordergrund, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die sich an neue Technologien anpassen und ihre digitale Infrastruktur verbessern müssen.