Über 4000 Bewerbungen pro Jahr: So finde ich als Chef den perfekten Mitarbeiter

Vom Bauchgefühl zum strukturierten Prozess: Mawave-CEO Jason Modemann erklärt, wie er seinen Recruiting-Prozess optimiert hat, um die besten Talente zu finden und langfristig zu binden.

Mawave / Logo: Gründerszene

Die ersten Jahre lief das Thema Recruiting eher aus dem Bauch heraus. Der kulturelle Fit war wichtiger als der Lebenslauf – Hauptsache, die Chemie stimmt. Am Anfang hat das super funktioniert: Wir waren ein kleines Team und brauchten vor allem Menschen, die Bock hatten, mit uns Gas zu geben, die breit aufgestellt waren.

Der CV auf dem Papier ist nebensächlich

Mit dem Wachstum hat sich das allerdings geändert. Einerseits bekommen wir inzwischen über 4.000 Bewerbungen pro Jahr, andererseits mussten wir plötzlich Rollen besetzen, die eine ganz andere Seniorität und fachliche Tiefe erfordern. Da reicht es nicht mehr, wenn jemand einfach nur gut ins Team passt. Genau deshalb haben wir drei Recruiting-Regeln definiert, an die wir uns halten:

Uns ist immer noch völlig egal, ob jemand ein bestimmtes Studium abgeschlossen hat oder den klassischen Karriereweg gegangen ist. Der CV auf dem Papier ist also nebensächlich. Viel wichtiger ist, ob die Person schon in realen Projekten bewiesen hat, dass sie den Job kann. Um das zu checken, arbeiten wir mit Case Studies und Deep Dives. Wir sehen dadurch: Wie geht jemand Probleme an? Wie überträgt er oder sie Wissen auf konkrete Situationen?

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Und trotzdem bleibt auch der Culture-Check zentral. Schon im ersten Gespräch geht es bei uns auch um Motivation und Haltung. Warum will jemand bei uns arbeiten? Wie steht die Person zu Teamarbeit, Offenheit und einem dynamischen Umfeld? Denn fachliche Kompetenz ist zwar die Basis, damit jemand seine Rolle ausfüllen kann. Aber ob die Zusammenarbeit langfristig funktioniert, entscheidet weiterhin der Cultural Fit. Beides wiegen wir bewusst gleich.

Egal, ob es um Junior- oder Senior-Positionen geht: Wir binden das zukünftige Team früh in den Auswahlprozess mit ein. Denn die Entscheidung, wer zu uns passt, kann – und sollte – nicht allein vom HR-Team oder dem Hiring-Manager getroffen werden. Das Team kann schließlich selbst am besten einschätzen, wie gut eine Person in die bestehende Arbeitsweise passt und welche spezifischen Fähigkeiten wirklich benötigt werden. Bei Senior-Rollen sitzen zusätzlich auch unsere Head ofs mit am Tisch, um sicherzustellen, dass auch die gesamte Teamdynamik passt.

Wir starten den Auswahlprozess erst, wenn wir mindestens 15 aussagekräftige Bewerbungen für eine Position haben

Für uns ist das ein Win-Win: Durch diese enge Einbindung der Kollegen in den Prozess bekommen Bewerberinnen und Bewerber bereits während des Interviews einen echten Eindruck davon, wie es ist, bei uns zu arbeiten. Gleichzeitig hilft es uns, die besten Entscheidungen zu treffen, weil alle Perspektiven berücksichtigt werden.

Bei uns ist der Recruiting-Prozess mittlerweile ziemlich durchdacht. Wir starten den Auswahlprozess erst, wenn wir mindestens 15 aussagekräftige Bewerbungen für eine Position haben. Zwischen Bewerbung, Erstgespräch, Case Study und Feedback liegt eine feste Timeline. So vermeiden wir endlose Warteschleifen, sorgen für eine gute Experience auf Bewerberseite und behalten als Unternehmen den Überblick. Hinzu kommt: Wir trennen die Verantwortlichkeiten. Recruiting, Onboarding, Development und Offboarding werden von unterschiedlichen Personen übernommen. So können sich alle voll auf den eigenen Bereich konzentrieren, ohne dass wichtige Themen auf der Strecke bleiben.

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Aber ein gut durchdachter Recruiting-Prozess allein reicht nicht, um Top-Talente zu überzeugen. Denn mal ehrlich: Gute Leute haben heute die Wahl, wo sie wirklich arbeiten wollen. Unserer Erfahrung nach schauen Bewerberinnen und Bewerber vor allem auf drei Dinge:

• Impact & Projekte: Experts wollen an Aufgaben arbeiten, bei denen sie wirklich etwas bewegen können. Bei uns bedeutet das: von Anfang an Verantwortung übernehmen, eigene Ideen einbringen und sichtbare Ergebnisse erzielen, sei es in Kundenprojekten oder internen Initiativen.
• Flexibilität & Work-Life: hybrides Arbeiten, freie Zeiteinteilung, Remote-Optionen. Das ist der Standard und kein Nice-to-have mehr.
• Entwicklung & Wachstum: klare Karrierepfade, Feedback, Learning Opportunities. Talente wollen nicht stehen bleiben. Sie wollen wissen, welche Growth-Opportunities sie im Unternehmen haben.
• Unternehmenskultur: Auch Spaß bei der Arbeit spielt natürlich eine Rolle. Bewerber wollen in einem Umfeld arbeiten, das von offener Kommunikation und Wertschätzung geprägt ist, in dem sie ihre Ideen einbringen können und vom Team inspiriert werden.

Mein Fazit: Recruiting muss kontinuierlich an die Bedürfnisse und das Wachstum eines Unternehmens angepasst werden. Klar definierte Regeln und ein strukturierter Prozess sind entscheidend, um die besten Talente zu finden – sowohl in fachlicher als auch in kultureller Hinsicht. Am Ende geht es darum, dass der Prozess nicht nur effizient und transparent ist, sondern auch den Raum bietet, echte Talente zu erkennen und langfristig zu binden. Nur so können Unternehmen langfristig wachsen und gleichzeitig die richtigen Menschen fürs Team gewinnen.

*Jason Modemann ist Gründer und Geschäftsführer von der Social Media Agentur Mawave Marketing. Mit 27 Jahren führt er 150 Mitarbeiter. Zu Mawaves Kunden zählen unter anderem Red Bull, Nike und Lidl. Zudem ist er Autor des Buches „Always hungry, never greedy.“

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